Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn PR, Margie Zable Fisher đã đưa ra những lời khuyên giúp các nhà làm PR thấy được cách thức đặt ra các mục tiêu và phát triển những hành động cụ thể thích hợp xuyên suốt cả năm

Chuẩn bị hoạch định
Trước khi bắt tay vào xây dựng một bản kế hoạch PR, các nhà PR sẽ cần trả lời những câu hỏi sau:
- Túi tiền của mình như thế nào?
- Các mục tiêu kinh doanh mà mình mong muốn đạt được với bản kế hoạch này là gì?
- Thị trường mục tiêu của mình ở đâu?
- Các nguồn thông tin chính của mình là ai và ở đâu?
- Bản kế hoạch PR sẽ thích hợp như thế nào với các hành động tiếp thị khác?
- Thành công sẽ được đánh giá như thế nào?

Hãy trả lời cho từng câu hỏi riêng lẽ:

Túi tiền của mình như thế nào? Câu trả lời cho câu hỏi này khá khác nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và kế hoạch phát triển của từng doanh nghiệp. Thông thường, ngân sách tiếp tiếp thị và PR chiếm khoảng 2% cho đến 10% tổng doanh thu dự kiến trong năm. Margie cho rằng con số tối thiểu phải là 5% tổng doanh số bán hàng trong năm cho các nỗ lực tiếp thị.

Túi tiền của mình như thế nào?

Các mục tiêu kinh doanh mà mình mong muốn đạt được với bản kế hoạch này là gì? Có một vài mục tiêu kinh doanh điển hình liên quan tới các hành động PR.

Các nhà PR có thể có một vài mục tiêu cho bản kế hoạch PR của mình:
- Khuyếch trương một nhãn hiệu;
- Có được một số lượng nhất định các địa chỉ liên lạc hay một vài cuộc thảo luận mỗi tháng;
- Khuyếch trương một sản phẩm mới
- Thay đổi nhận thức trong thị trường.

Thị trường mục tiêu của mình ở đâu? Thị trường mục tiêu của mỗi doanh nghiệp là những phân đoạn khách hàng mà doanh nghiệp nghĩ rằng đủ điều kiện và có mối quan tâm tới việc mua sản phẩm hay dịch vụ
Các nguồn thông tin, giới thiệu chính của mình là ai và ở đâu? Các nguồn thông tin, giới thiệu được xem như huyết mạch của doanh nghiệp. Cho dù họ là các khách hàng hiện tại, các đồng nghiệp ở những doanh nghiệp khác, hay những trang web quảng cáo, các nhà PR cần chắc chắn rằng sẽ khởi xướng những hành động PR với mục đích không ngừng nhắc nhở những nguồn thông tin,giới thiệu đó về doanh nghiệp, để họ có thể giới thiệu nhiều khách hàng tiềm năng hơn cho doanh nghiệp.

Bản kế hoạch PR sẽ thích hợp như thế nào với các hành động tiếp thị khác? Tuỳ thuộc vào ngành nghề kinh doanh, các nhà PR có thể lựa chọn những hành động khác nhau để bổ sung cho kế hoạch PR của mình, chẳng hạn như quảng cáo hay direct mail. Những hành động này sẽ có mối tương tác lên kết quả sau cùng.

Thành công sẽ được đánh giá như thế nào? Điều này tuỳ thuộc vào các mục tiêu của bạn. Một vài mục tiêu rất cụ thể, chẳng hạn như 40 địa chỉ liên lạc hay 10 cuộc phỏng vấn trong tháng. Với những mục tiêu đó thì công việc đánh giá là khá dễ dàng. Còn những mục tiêu khác, chẳng hạn như nhận thức của thị trường về doanh nghiệp hay về nhãn hiệu, có thể được đánh giá thông qua các cuộc điều tra thăm dò

Xây dựng bản kế hoạch PR
Giờ đã đến lúc xây dựng bản kế hoạch PR. Các nhà PR có thể sử dụng một ví dụ về bản kế hoạch PR sau đây như một hướng dẫn cho nhiệm vụ của riêng mình:

Xây dựng bản kế hoạch PR

Các mục tiêu:

- Thay đổi nhận thức của công chúng từ một công ty thiết kế nội thất chung tới một công ty chuyên về nội thất “xanh”.
- Có được 30 cuộc hội thoại mỗi tháng.

Thị trường mục tiêu:

- Những bà mẹ, tuổi từ 30-50,
- Những hộ gia đình có thu nhập trên 50.000 USD/năm
- Những người sở hữu căn nhà có giá trị trên 100.000 USD
- Những người sinh sống ở vùng X

Các nguồn thông tin, giới thiệu:

- Các khách hàng hiện tại và trong quá khứ;
- Những chủ nhà bán các căn nhà có giá trị từ 100.000 USD trở lên tại vùng X;
- Những người đang sửa chữa cho các căn nhà có giá trị từ 100.000 USD trở lên tại vùng X
- Những nhà thiết kế nội thất khác không đặt trọng tâm vào thiết kế “xanh”.
Các hành động trong từng tháng:

1) Tháng 1:

- Đọc cuốn sách Bộ công cụ Giao tế Công cộng tự mình thực hiện (Do-It-Yourself Public Relations Kit).
- Xây dựng bản kế hoạch PR trong năm.

2) Tháng 2:

- Xây dựng các bản giới thiệu, tiểu sử và các thông cáo báo chí.
- Tham gia vào các buổi hội thảo của ngành thiết kế.

3) Tháng 3:

- Xây dựng mẫu, viết và gửi đi những bản Thư tin tức hàng tháng đầu tiên.
- Xây dựng lễ hội gọi là “Ngày Ngôi nhà Xanh Quốc Gia” sẽ được tổ chức trong tháng 11. Đăng ký với các cơ quan nhà nước để được phép tổ chức lễ hội.

4) Tháng 4:

- Thư tin tức hàng tháng .
- Công bố thông tin, khuyếch trương các thông cáo báo chí với nội dung: “Làm thế nào các bà nội trợ có thể có được một căn nhà an toàn hơn cho những đứa trẻ bằng nội thất “xanh”?”.

5) Tháng 5:

- Thư tin tức hàng tháng .
- Khuyếch trương bản thân như một chuyên gia về Phương thức khiến ngôi nhà của bạn an toàn hơn với nội thất “xanh”.
- Theo sát các khuyếch trương thông cáo báo chí.

6) Tháng 6:

- Thư tin tức hàng tháng .
- Tổ chức một vài buổi nói chuyện với những khách hàng tiềm năng về các thiết kế “xanh”.

7) Tháng 7:

- Thư tin tức hàng tháng .
- Xây dựng bản thông cáo báo chí mới và đăng tải chúng trên các phương tiện truyền thông về “Sự tham gia của tôi trong các thiết kế nhà xanh”.

8) Tháng 8:

- Thư tin tức hàng tháng .
- Làm việc với các ngôi nhà thiết kế mẫu.

9) Tháng 9:

- Thư tin tức hàng tháng .
- Viết và khuyếch trương bài báo về các “ngôi nhà xanh” trên các phương tiện truyền thông hay trong các thư tin tức gửi tới Hiệp hội các nhà bất động sản địa phương.

10) Tháng 10:

- Thư tin tức hàng tháng .
- Xây dựng bản thông cáo báo chí và đăng tải trên các phương tiện truyền thông về “Ngày lễ Ngôi nhà Xanh Quốc gia”. 

11) Tháng 11:

- Thư tin tức hàng tháng .
- Chính thức tổ chức “Ngày lễ Ngôi nhà Xanh Quốc gia”

12) Tháng 12:

- Thư tin tức hàng tháng .
- Bữa tiệc ngày lễ tại ngôi nhà của mình.
Một bản kế hoạch PR tốt sẽ giữ vững cho các nhà PR đặt trọng tâm vào những hành động thích hợp để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Và nó sẽ doanh nghiệp đi đúng con đường tới thành công kinh doanh.

Theo Nam