Có những hội thảo chỉ mang tính hình thức, dẫn đến lãng phí tài lực, nhân lực và thời gian. Để phát huy được công năng của hội thảo một cách triệt để, tùy theo tính chất của hội thảo - thông tin, phản hồi hay bàn bạc, đề xuất… mà cách thức tổ chức có thể khác nhau. Tựu trung một hội thảo chuyên nghiệp phải hội tụ đầy đủ các bước trong cả ba công đoạn là hoạch định, trong khi thực hiện và sau khi thực hiện hội thảo


1. Hoạch định.

Đây là công đoạn đầu tiên và tối quan trọng, nó quyết định rất lớn sự thành công của một hội thảo.

Trong công đoạn này, ban tổ chức cần phải xác định, tiên liệu đầy đủ các yếu tố liên quan như chủ đề, cách thức, mục tiêu của hội thảo, thành phần tham dự, địa điểm, thời gian, lịch trình, tiến độ thực hiện, ngân sách, nhân sự, công tác hậu cần…, trong đó việc xác định mục tiêu cụ thể của hội thảo là rất quan trọng, nó sẽ là chỉ số kiểm chứng giúp ban tổ chức đánh giá mức độ thành công của hội thảo sau này.


2. Trong khi thực hiện.

Giai đoạn này bao gồm các bước như thông báo sự kiện, công tác hậu cần, thực hiện lịch trình của buổi hội thảo.

- Thông báo sự kiện: Tùy theo tính chất của hội thảo - dành cho cộng đồng hay nhóm lợi ích; thu phí hay không thu phí… - mà hình thức, quy mô, cùng mức độ thông báo có thể khác nhau. Có những hội thảo chỉ cần thông báo bằng thư mời trực tiếp đến những đối tượng cụ thể. Ngược lại, có những hội thảo cần được thông báo trên các kênh thông tin đại chúng; thậm chí cần phải được quảng bá một cách rộng rãi nhằm thu hút sự quan tâm của nhiều người, nhiều tổ chức.

- Triển khai công tác hậu cần: Công tác này liên quan nhiều đến việc chuẩn bị cơ sở vật chất và dịch vụ phục vụ hội thảo. Trong đó, cơ sở vật chất bao gồm hội trường, bàn ghế, thiết bị nghe nhìn (máy tính, máy chiếu, màn chiếu, âm thanh, ánh sáng…) các tài liệu, hình ảnh trực quan hóa, các phụ liệu khác; và dịch vụ cơ bản bao gồm phòng nghỉ qua đêm, đưa đón, ăn trưa, giải khát, in sao tài liệu, công tác an ninh, và các dịch vụ bổ trợ khác. Tùy theo đặc thù của từng hội thảo mà danh mục công tác hậu cần có thể gia giảm sao cho đảm bảo sự thành công của hội thảo.


- Thực hiện lịch trình hội thảo: Đây là công tác liên quan trực tiếp đến việc hội và thảo, bao gồm:


Tầm soát: Người chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức phải có danh mục các công việc cần kiểm tra và, trước khi bắt đầu hội thảo, phải tầm soát nhanh các danh mục đó để đảm bảo tính hoàn thiện của sự kiện.

 
Điều hành hội thảo: Là một trong những công tác quan trọng nhất nhằm đảm bảo sự thành công của một hội thảo. Trong đó, bao gồm đảm bảo về mặt thời gian, hình thức thảo luận phù hợp, sự liên quan đến chủ đề hội thảo và đảm bảo việc hướng đến mục tiêu hội thảo của các phiên thảo luận.

 

Ở đây, đảm bảo về mặt thời gian là việc kiểm soát thời gian của người điều hành hội thảo bởi vì, trong thực tế, có những hội thảo mà các phần trình bày chưa thực sự đi vào trọng tâm của chủ đề hội thảo và vượt xa thời gian quy định trong chương trình; hay có những ý kiến tranh luận đi quá xa so với chủ đề, mục tiêu mà hội thảo đang hướng đến.

 

Đối với những trường hợp này, vai trò của người điều hành là rất cần thiết để đảm bảo chương trình hội thảo không bị phá vỡ. Còn khi nói đến việc đảm bảo hình thức thảo luận phù hợp, thực ra, hình thức thảo luận trong hội thảo phải được xác định rõ ràng ngay từ khi lập kế hoạch. Tuy nhiên, tính linh hoạt, uyển chuyển của người điều hành là rất cần thiết nhằm đưa ra hình thức thảo luận phù hợp nhất và phát huy tối đa sự đóng góp của những người tham dự.

 

Trong thực tế, có những hội thảo mang tính bàn bạc và đề xuất giải pháp nhưng diễn biến của hội thảo chỉ có phần hội mà hoàn toàn thiếu hẳn phần thảo. Chẳng hạn, một hội thảo nhằm tìm kiếm giải pháp liên kết ngành trong khu vực, rất nhiều cơ quan chuyên ngành từ các tỉnh trong khu vực đều về tham dự nhưng chương trình hội thảo là một loạt phát biểu và trình bày tham luận.

 

Cuối cùng là phần kết luận các ý kiến của vị đại diện chủ tọa đoàn mà hoàn toàn không có các động tác như chia nhóm thảo luận theo chuyên đề, trình bày kết quả thảo luận nhóm, hỏi - đáp, tổng kết các đề xuất, thành lập nhóm hành động, phân công các hoạt động sau hội thảo.

 

Sao lưu diễn biến hội thảo: Đây là kỹ thuật nhằm trực quan hóa và sao lưu lại những kết quả bàn bạc, đóng góp của những người tham dự. Thông thường, ban tổ chức sẽ lưu lại những hình ảnh của hội thảo, biên bản tốc ký kết quả thảo luận, các tài liệu minh họa cho nội dung trình bày kết quả thảo luận. Tất cả những tài liệu này sẽ giúp ban tổ chức trong việc đánh giá, báo cáo sau hội thảo.

 

Tóm tắt kết quả: Kỹ thuật này thường được sử dụng trong phần cuối cùng của chương trình. Phần này, người điều hành sẽ tóm tắt những kết quả đã đạt được thông qua thảo luận, đóng góp ý kiến từ phía đại biểu tham dự. Nếu phải thành lập nhóm (tổ) công tác cho các hoạt động sau hội thảo thì người điều hành cũng nên thông báo và thành lập nhóm trước khi kết thúc hội thảo.


3. Sau khi thực hiện.

Đây là công đoạn thuộc về phần hậu kỳ nhưng không kém phần quan trọng, bởi những ý kiến, đề xuất, giải pháp, kết luận trong hội thảo phải được hệ thống lại để báo cáo cho các tổ chức, cá nhân có liên quan và tổ chức thực hiện chúng.

Công đoạn này bao gồm hai bước cơ bản:

- Tổng kết - đánh giá - báo cáo: Dựa trên tất cả những tài liệu sao lưu diễn biến hội thảo như đã trình bày ở trên, ban tổ chức phải làm công tác báo cáo, trong đó tổng kết lại tất cả ý kiến, đề xuất liên quan đến chủ đề hội thảo và đánh giá mức độ thành công của hội thảo dựa trên các mục tiêu đã đặt ra trong phần hoạch định hội thảo. Báo cáo này phải được gửi đi cho các cá nhân, tổ chức có liên quan để thực hiện.


- Theo dõi - thực hiện: Dĩ nhiên, trong bản báo cáo phải bao gồm nội dung về phần việc sẽ được thực hiện tiếp theo. Trong đó, thông tin về nội dung công việc cần phải thực hiện, ai thực hiện, khi nào, ở đâu, thời gian hoàn thành, kinh phí… phải được đề cập rõ ràng, chính xác. Dựa vào kết quả đó, người điều phối hoạt động sẽ điều hành và giám sát tiến độ thực hiện các công việc sau hội thảo.

 

Làm được những việc như vậy thì hội thảo mới thực sự phát huy công năng toàn vẹn của nó, đảm bảo được tính dân chủ trong khâu đưa ra quyết định, đồng thới tối ưu hóa được sự đóng góp của nhóm lợi ích có liên quan đến vấn đề cần được giải quyết.