Bảy ngày với chiến dịch PR
Ngày đăng: 07/03/2012 (Lượt xem: 1183)
Xây dựng những mối quan hệ công chúng cho công ty của bạn luôn là yêu cầu đặt ra vào bất cứ thời điểm nào. Nhiều công ty rất muốn thực hiện thành công các chiến dịch PR (Public Realation), nhưng họ không biết phải khởi đầu từ đâu và triển khai như thế nào? Trả lời câu hỏi này không khó khăn chút nào. Bạn chỉ cần thực sự nỗ lực và triển khai theo đúng một quy trình nhất định. Dưới đây là cách để bạn thực thi thành công một chiến dịch PR chỉ trong vòng 07 ngày
Ngày thứ nhất: Xác định rõ mục tiêu của bạn
Bạn hãy khởi đầu bằng việc lên danh sách những mối giao tế công cộng
trong thị trường mục tiêu của bạn. Những mối giao tế này phần lớn là với
các tạp chí như tạp chí hàng tuần, báo ngày, tạp chí chuyên ngành kinh
doanh, những nhà quảng cáo miễn phí tại địa phương, hay các tạp chí của
Phòng thương mại khu vực. Bạn không cần thiết phải liên lạc với các cơ
quan báo chí quốc gia trừ khi câu chuyện PR của bạn thật sự nổi bật trên
phạm vi toàn quốc hay bạn có một mối quan hệ mật thiết nào đó với cơ
quan báo chí quốc gia. Tiếp theo, bạn hãy lên danh sách những đài phát
thanh truyền hình tại khu vực thị trường mục tiêu của bạn. Những đài này
bao gồm đài AM, FM, đài phát thanh phổ thông, đài phát thanh của trường
đại học, …, và nhìn chung là tất cả.
Ngày thứ hai: Lập cơ sở dữ liệu các số điện thoại, địa chỉ liên lạc của
các tạp chí, đài phát thanh truyền hình mà bạn xác định trong ngày thứ
nhất.
Đối với một mối quan hệ giao tế công cộng, bạn cần xác định đâu là cách
thức thông báo hay những thông tin đăng tải phù hợp nhất. Một khi bạn
hoàn thành được công việc này, bạn hãy tìm ra ai là chủ bút hay phóng
viên chịu trách nhiệm chính cũng như đóng vai trò quan trọng trong lĩnh
vực mà bạn cần giao tế tại các tạp chí và đài phát thanh truyền hình.
Đôi khi họ là một chủ bút của một chuyên mục nào đó, một phóng viên
chuyên viết một lĩnh vực nhất định, một phóng viên đặc trách, hay một
biên tập viên quản lý. Đừng gửi bản thông cáo báo chí của bạn tới bất kỳ
ai hay tới tất cả mọi người trong tạp chí. Tiếp theo, bạn tiến hành
những công việc tương tự đối với các đài phát thanh truyền hình: Tìm ra
người phù hợp với các thông cáo báo chí của bạn tại đây như cán bộ
chuyên phân công mảng tin tức cho các phóng viên phụ trách, hay biên tập
viên mảng tin tức,…
Ngày thứ ba: Xác định câu chuyện PR nào mà bạn sẽ truyền đạt
Hãy suy nghĩ kỹ lưỡng về những chủ đề PR. Bạn đang đưa ra một thông cáo
báo chí, truyền đạt một sự thay đổi, trình bày diễn giải một ý kiến hay
công bố một khám phá mới? Bạn có một quan điểm bản địa trong một câu
chuyện mang tính quốc gia hay không? Liệu thông tin của bạn có đáng để
lên báo chí và không mang trong mình một thành kiến cục bộ không? Tất cả
những gì bạn cần là 12 chủ đề PR khác nhau, tính trung bình là cứ một
tháng có một thông cáo báo chí trải dài trong thời gian một năm. Tuy
nhiên, đừng để điều này bó buộc việc bạn thường xuyên đưa ra những thông
tin mới khi nó xuất hiện hay công bố những thông cáo mang tính cập
nhập.
Bảy ngày với chiến dịch PR
Ngày thứ tư: Viết bản thông cáo báo chí thực sự
Chủ bút của các tạp chí thường yêu thích những người nói theo ngôn ngữ
của họ. Bản thông cáo báo chí dài một trang được mở đầu với ai, cái gì, ở
đâu, khi nào và tại sao sẽ phù hợp hơn với các chủ bút, qua đó bản
thông cáo báo chí của bạn càng có nhiều cơ hội xuất hiện một cách nhanh
chóng trên tạp chí. Bản thông cáo báo chí nên bao gồm một vài thông tin
cơ bản, trích dẫn lời của một cá nhân có uy tín trong một tổ chức nào
đấy và địa chỉ liên hệ của công ty bạn. Đó là tất cả những “chất liệu”
cần thiết hình thành nên một bản thông cáo báo chí. Bản thông cáo này
không cần phải dài như bản luận văn, cũng như không cần thiết phải có
những thông tin đơn lẻ, đi sâu vào tiểu tiết. Nếu chủ bút muốn thêm
những thông tin cho câu chuyện, họ sẽ gọi điện cho bạn để bổ sung.
Ngày thứ năm: Gửi bản thông cáo báo chí tới các tạp chí, đài phát thanh
truyền hình trong cơ sở dữ liệu mà bạn đã lập vào ngày thứ hai
Một vài chủ bút thích những bản thông cáo báo chí được gửi bằng fax,
trong khi đó một xu hướng đang phát triển hiện này là gửi bản thông cáo
báo chí qua email. Rất hiếm khi các bản thông cáo báo chí được gửi bằng
thư tín thông thường; tuy nhiên, trong một vài trường hợp việc gửi bằng
thư tin thông thường là cần thiết nếu bản thông cáo báo chí của bạn có
kèm theo một vài bức ảnh. Bạn hãy tìm ra cách thức mà các chủ bút, phóng
viên và nhà sản xuất ưa thích nhận bản thông cáo báo chí của bạn, bởi
nếu vậy thì cơ hội xuất hiện nhanh chóng trên các tạp chí, đài phát
thanh truyền hình sẽ lớn hơn rất nhiều.
Ngày thứ sáu: Sử dụng bản thông cáo báo chí cho những việc khác
Thông thường bản thông cáo báo chí không được đăng tải toàn bộ, các chủ
bút sẽ biên tập lại chúng, cắt đi những phần không cần thiết, cũng như
không phải tạp chí nào cũng đăng tải bản thông cáo báo chí của bạn. Đừng
để việc này khiến bạn dừng đăng tải bản thông cáo và cố gắng đưa nó ra
với công chúng. Có một số công việc khác bạn có thể thực hiện với những
bản thông cáo báo chí. Bạn có thể đăng tải chúng trên trang web của
mình. Bạn có thể sử dụng chúng trong các direct-mail gửi tới khách hàng.
Bạn có thể sử dụng chúng trong hộp thư trả lời điện thoại lúc đường dây
bận,… Sử dụng những thông tin của bạn ở bất kỳ đâu có thể, và bạn sẽ
ngạc nhiên với những kết quả bất ngờ mà bạn có được, qua đó hình ảnh
công ty bạn sẽ ngày một phổ biến hơn trong công chúng.
Ngày thứ bảy: Tiếp tục những nỗ lực của bạn nhằm thiết lập mối quan hệ
gần gũi hơn với các chủ bút, phóng viên và nhà sản xuất chương trình
truyền hình
Mối quan hệ giữa bạn và các cơ quan báo chí truyền hình càng gần gũi bao
nhiêu, bạn càng có khả năng tiếp cận công chúng dễ dàng bấy nhiêu. Thời
điểm để thực hiện công việc này không phải là khi bạn có một câu chuyện
“sốt dẻo”. Hãy tận dụng mọi thời gian có thể nhằm tạo dựng những mối
quan hệ thân thiết nhất. Nhờ đó, sau này bất cứ khi nào bạn có một tin
tức “sốt dẻo” hay một câu chuyện hấp dẫn, bạn sẽ biết ngay ai là người
mà bạn cần tiếp xúc trực tiếp và nhanh chóng có được những kết quả PR
tốt nhất.
Bạn hãy dành một chút thời gian trong mỗi ngày để thực thi theo đúng bảy
bước trên, và một ngày nào đó bạn sẽ trở thành một chuyên gia trong
“đấu trường” PR. Hơn tất cả, yếu tố hấp dẫn nhất của chiến lược PR này
đó là chi phí. Trên phương diện guerrilla marketing (marketing theo kiểu
du kích), kiểu PR này hoàn toàn không đắt đỏ chút nào, nó đơn thuần đòi
hỏi ở bạn yếu tố thời gian, sinh lực và trí tưởng tượng.
Theo Nam