1. Phương pháp 5 Why là gì?

5 why là gì?

5 why là phương pháp sử dụng để giải quyết vấn đề được Sakichi Toyoda - cha đẻ của cuộc cách mạng công nghiệp Nhật Bản, đã phát triển phương pháp này từ những năm 1930. Được biết đến là người sáng lập nên Toyota Industries, ông đã phổ biến phương pháp trong suốt những năm 1970 đến tận ngày nay Toyota vẫn áp dụng nó để giải quyết vấn đề.

Đúng như tên gọi của nó, phương pháp này sử dụng 5 câu hỏi vì sao và biểu đồ 5 why để tìm hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến kết quả hiện tại, để giải quyết vấn đề từ gốc rễ, từ đó đưa ra những quyết định sáng suốt nhất. Phương pháp này sẽ hiệu quả nhất khi câu trả lời có sự hợp tác, trung thực từ người có kinh nghiệm thực tiễn thực hiện trong quá trình kiểm tra. 

Ví dụ vấn đề bạn đang gặp phải đó là khách hàng từ chối giao dịch vì lô hàng tới họ bị trễ quá thời gian quy định. Bạn hãy đặt ra 5 why để trả lời cho vấn đề này nhé!

Tại sao? Việc giao hàng trễ là do sản phẩm chưa hoàn thiện

Tại sao? Sản phẩm chưa hoàn thiện do mất nhiều thời gian hơn so với dự kiến.

Tại sao? Mất thời gian do vải thiết kế chưa phù hợp.

Tại sao? Vải chưa phù hợp do bên sản xuất gửi nhầm.

Tại sao? Vì vải gửi nhầm nên mất thời gian chờ đợi vải đúng chuyển lại

Biện pháp ứng phó: Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên để nhanh chóng hoàn thiện sản phẩm khi có vải về.

2. Lợi ích của phương pháp 5 Why là gì?

Giúp tìm ra nguyên nhân, gốc rễ của vấn đề: Từ ví dụ trên ta có thể thấy rằng chỉ với 5 câu hỏi 5 why nhưng với mỗi câu chúng ta lại có thêm những gợi ý để dần tìm được nguyên nhân gốc rễ xảy ra vấn đề, từ đó ta có thể giải quyết nó một cách triệt để.

Ngăn chặn vấn đề tiếp tục xảy ra: Nếu chúng ta đã tìm được nguyên nhân gốc rễ và giải quyết triệt để thì sẽ giúp ngăn chặn các vấn đề khác tiếp tục xảy ra. Cũng như khi bạn làm đổ sơn ra tường trắng, việc của bạn là phải khoanh vùng những chỗ đã lan và lau sạch nó chứ không được để nó tiếp tục lan ra nhiều vùng khác.

3. Cách sử dụng phương pháp 5 Why

Cách sử dụng phương pháp 5 why này chính là bắt đầu từ kết quả cuối cùng, hãy đặt câu hỏi với nó và suy ngược lại để tìm nguyên nhân gốc rễ. Đây là một phương pháp dễ sử dụng và mang lại hiệu quả cao, nhằm xử lý tình huống, giải quyết các vấn đề và đưa ra cách giải quyết tốt nhất. 

Để tìm ra nguyên nhân chính một cách hiệu quả thì bạn phải chắc chắn rằng những câu trả lời của bạn dựa trên thực tế và logic. Tiếp tục đặt các câu hỏi “tại sao” tiếp theo để đi đến nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Từ đó tìm ra biện pháp để ngăn chặn vấn đề tái phát.

Quá trình 5 why này thích hợp nhất là bắt đầu từ những vấn đề đơn giản đến khó vừa phải. Với những vấn đề phức tạp thì cần đến cách giải quyết chi tiết hơn. Vậy cụ thể cách sử dụng phương pháp này như thế nào, cùng xem các bước để làm biểu đồ 5 why dưới đây nhé!

Bước 1: Thiết lập một nhóm giải quyết vấn đề: Nhóm này bao gồm những thành viên nòng cốt, nắm chắc các chi tiết vấn đề đang gặp phải. Hãy phân ra một người điều phối để giúp nhóm theo sát mục đích tìm ra gốc rễ vấn đề.

Bước 2: Định nghĩa vấn đề: Nêu tên vấn đề đang gặp phải để cả nhóm cùng phân tích.

Bước 3: Đặt câu hỏi “Tại sao” đầu tiên

Bước 4: Tiếp tục đặt 4 câu hỏi “Tại sao” cho đến khi bạn tìm ra được vấn đề gốc rễ.

Bước 5: Giải quyết nguyên nhân gốc rễ

Quy tắc khi cùng giải quyết vấn đề với kĩ thuật 5 why:

Sử dụng giấy hoặc bảng để rèn luyện thói quen ghi chú thay vì máy tính và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu nó.

Đảm bảo tính logic của mối quan hệ nguyên nhân và kết quả.

Đảo ngược vấn đề khi đã tìm ra nguyên nhân gốc rễ 

Trả lời ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, chính xác.

Không vội kết luận mà tìm từng nguyên nhân

Đánh giá quá trình xảy ra vấn đề

Trung thực nhận lỗi

Tôn trọng và tin cậy người khác trong team

Sưu tầm