Kể từ tháng 3/2021, các chuyên gia của Harvard Business School đã tiến hành tới hơn 80 nghiên cứu học thuật về những thách thức của doanh nghiệp, cũng như phương hướng đối phó cho nhà lãnh đạo để vượt qua “cơn bão” COVID. Tổng hợp từ những nội dung này, dưới đây là 13 lời khuyên trong 4 lĩnh vực mà nhà lãnh đạo có thể cân nhắc áp dụng trong thực tiễn:

Quản trị nhân sự

Chiến lược kinh doanh

Marketing

Tổ chức vận hành
 

1. Lời khuyên về quản trị nhân sự

 Lời khuyên 1: Khởi động kế hoạch làm việc phù hợp với giai đoạn dịch bệnh cho nhân sự

Với việc dịch bệnh đang diễn biến vô cùng khó lường, nhà lãnh đạo cần có những hành động giúp tổ chức thích ứng được với tình hình hiện tại. Cấp thiết nhất trong số đó là khởi động một kế hoạch làm việc mới phù hợp - và minh bạch truyền tải chúng tới toàn bộ nhân sự. 

Một kế hoạch làm việc phù hợp trong giai đoạn dịch bệnh cần tập trung vào bốn khía cạnh chính: 

Xác định mục tiêu mới của doanh nghiệp - đồng thời đảm bảo mọi phòng ban, nhân sự đều nắm được, qua đó đồng lòng nỗ lực để đem lại những kết quả tích cực cho tổ chức.

Đánh giá lại tài nguyên và nguồn lực hiện có - nhờ vậy có những điều chỉnh phù hợp để hỗ trợ từng cá nhân và phòng ban cải thiện hiệu quả làm việc, từ đó nâng cao cơ hội hoàn thành mục tiêu chung.

Phân định lại vai trò và trách nhiệm của nhân sự - từ đó đề cao sự cam kết và tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân, cũng như những giá trị mà họ có thể đóng góp được cho tổ chức.

Thống nhất cách thức làm việc - giúp nhân sự đánh giá lại cách hoạt động và tương tác hiện tại, sau đó đưa ra những ý kiến đóng góp để tùy chỉnh và đồng bộ chúng phù hợp hơn với bối cảnh thay đổi.

Lời khuyên 2: Tận dụng thời gian dịch bệnh để trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình

Đến thời điểm này, có thể nói đại dịch COVID đã là một cột mốc khó quên trong lịch sử của nhân loại - cột mốc đánh dấu sự thay đổi một lần và mãi mãi về cách các doanh nghiệp và nhân lực làm việc trong tương lai.

Nhà lãnh đạo nên tận dụng khoảng thời gian này để đánh giá và hiểu thêm về chính bản thân. Hãy tự đặt những câu hỏi như: Công việc hiện tại có phản ánh chính xác giá trị con người của bạn không? Mối quan hệ của bạn với doanh nghiệp và các đồng sự, nhân viên cấp dưới liệu có đủ gắn bó? Hay đâu là những kỹ năng, kiến thức bạn còn thiếu để trở thành nhà lãnh đạo xuất chúng? 

Tìm ra câu trả lời cũng chính là tìm ra cơ hội để hoàn thiện và nâng cấp bản thân, trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn trong tương lai, phiên bản tốt nhất của chính mình. Vì biết người biết ta, trăm trận trăm thắng - Nếu nhà lãnh đạo không thể hiểu và dẫn dắt chính bản thân phát triển, thì sẽ không thể làm được điều đó với bất cứ ai cả. 

Đây cũng là phương án tìm “cơ” trong “nguy”, phù hợp với các giai đoạn khó khăn của doanh nghiệp.

Lời khuyên 3: Bảo vệ sức khỏe bản thân

“Trong tình huống khẩn cấp, yêu cầu mỗi người ưu tiên đeo mặt nạ dưỡng khí cho bản thân trước, sau đó mới hỗ trợ người xung quanh nếu có nhu cầu” 

Lời hướng dẫn quen thuộc trên các chuyến bay này bỗng nhiên trở thành hình ảnh ẩn dụ vô cùng mạnh mẽ mà các nhà lãnh đạo cần quan tâm trong thời điểm hiện tại: Để giúp đỡ doanh nghiệp và nhân sự vượt qua giai đoạn khó khăn, trước hết họ phải bảo vệ được sức khỏe thể chất và tinh thần của chính mình.

Một chiếc thuyền mất đi thuyền trưởng là một chiếc thuyền đắm - nhưng lại có tới 40% doanh nghiệp hiện nay thừa nhận họ không hề có phương án dự phòng nào trong trường hợp người đứng đầu bỗng nhiên “ngã ngựa”. Điều này sẽ đẩy doanh nghiệp vào những tình huống hết sức ngặt nghèo, khi không còn ai có khả năng để lèo lái họ thoát khỏi khủng hoảng. Bỏi vậy, các nhà lãnh đạo nên gấp rút xác định vấn đề bảo vệ sức khỏe bản thân chính là một phương án quản trị nhân sự và rủi ro quan trọng trong bối cảnh hiện tại. 

Ngoài ra, việc tự bảo vệ sức khỏe bản thân của nhà lãnh đạo còn là đóng vai trò như một hình mẫu để nhân viên có thể học tập theo - bởi khó một nhân viên nào có thể làm việc với tình trạng tốt nhất khi thấy người lãnh đạo của mình xuất hiện với bộ dạng mệt mỏi và ốm yếu. Vô hình trung, nhân viên sẽ bị ảnh hưởng bởi hình ảnh tiêu cực này và mất đi động lực làm việc cần thiết trong nghịch cảnh, điều có thể khiến doanh nghiệp sụp đổ rất nhanh chóng. 
 

Lời khuyên 4: Thực hành nguyên tắc 7C được đúc kết từ những nhà lãnh đạo tiên phong trong công tác đối mặt với dịch bệnh

Nếu còn chưa xác định được tư duy đúng đắn để đối mặt với đại dịch, nhà lãnh đạo có thể tham khảo nguyên tắc 7C - được đúc kết bởi nhiều nhà lãnh đạo tiêu biểu đã và đang đối đầu kiên cường với đại dịch: 

Calm - Điềm tĩnh: Nhân viên, đối tác hay thậm chí là khách hàng đều sẽ lựa chọn nhà lãnh đạo làm điểm tựa tinh thần trong giai đoạn khủng hoảng - giữ vững được sự điềm tĩnh là một yếu tố quan trọng để trấn an tất cả những người xung quanh, giúp họ an tâm cống hiến những gì tốt đẹp nhất cho doanh nghiệp trong thời điểm khó khăn.

Confidence - Tự tin: Tự tin chính là bàn đạp cho sự thông suốt, giúp nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn để hồi sinh doanh nghiệp. Giây phút nhà lãnh đạo đánh mất đi tự tin về việc có thể lèo lái tổ chức vượt qua khủng hoảng cũng chính là thời điểm doanh nghiệp đứng trước ngưỡng cửa thất bại.

Communication - Giao tiếp: Nhà quản lý phải liên tục truyền tải những thông tin cập nhật về tình trạng doanh nghiệp, mục tiêu phấn đấu hay kết quả kinh doanh tới đội ngũ nhân viên, nhằm hạn chế sự xuất hiện của những tin đồn hành lang tiêu cực, ảnh hưởng xấu đến bộ máy vận hành. Ngoài ra, việc được trò chuyện, kết nối với cấp trên, đồng nghiệp sẽ là chất xúc tác gắn kết tuyệt vời cho nhân viên trong thời điểm dịch bệnh - khi mọi tương tác xã hội tưởng chừng như bình thường lại trở nên xa xỉ hơn bao giờ hết. 

Collaboration - Cộng tác: “Một cánh én không thể làm nên mùa xuân” - dù nhà lãnh đạo có cố gắng tới đâu thì cũng khó có thể xoay chuyển được tình thế doanh nghiệp nếu thiếu đi sự nỗ lực của cả tổ chức. Do vậy, mục tiêu của nhà lãnh đạo trong giai đoạn dịch bệnh là tập hợp được sự đồng lòng của tất cả nhân sự để cộng tác hiệu quả, cùng hướng về một mục tiêu “vượt bão” COVID thành công.

Community - Cộng đồng: Ngoài sức mạnh nội tại, nhà lãnh đạo có thể khéo léo huy động những nguồn lực từ cộng đồng như đối tác, khách hàng để cùng chung tay vượt qua nghịch cảnh. Tất nhiên, mọi sự hợp tác đều cần đem lại giá trị cho cả đôi bên. Hãy đặt lên bàn cân đàm phán những trao đổi có lợi để nhận được sự giúp đỡ từ đối tác và khách hàng.  

Compassion - Cảm thông: Nếu doanh nghiệp may mắn không bị ảnh hưởng quá nhiều bởi đại dịch, nhà lãnh đạo nên dành sự cảm thông cho phần còn lại - những doanh nghiệp, người lao động kém may mắn hơn - cung cấp những gói hỗ trợ họ trong thời điểm gặp khó. Đây là chất xúc tác để phát triển hình ảnh của doanh nghiệp, cũng như tạo điều kiện để xây dựng chữ C - Cộng đồng dễ dàng hơn. 

Cash - Nguồn tiền: Rõ ràng và thiết thực nhất, nhà lãnh đạo nên có những biện pháp để tối ưu nguồn tiền trong doanh nghiệp. Không ai biết đại dịch sẽ kéo dài trong bao lâu nữa, nên càng tiết kiệm được chi phí bao nhiêu, doanh nghiệp sẽ càng tự tin bấy nhiêu khi đối mặt với tình trạng hiện nay trong dài hạn.

Lời khuyên 5: Thử nghiệm những phương pháp quản trị mới để thích nghi với bối cảnh

Kể từ khi đại dịch diễn ra, các nhà lãnh đạo trên thế giới đã thử nghiệm rất nhiều phương pháp quản trị để duy trì năng suất làm việc cũng như bảo đảm an toàn cho nhân viên. Trên thực tế, khó có thể xác định đâu là phương pháp thành công nhất để ứng dụng - vì mỗi doanh nghiệp lại có những vấn đề và thách thức khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, tất cả các phương pháp được thử nghiệm - đặc biệt là số đem lại kết quả tích cực - đều dựa trên một số những nguyên tắc cơ bản, cần được ghi chú và học hỏi sau:

Doanh nghiệp phải nhanh chóng thích nghi, chuyển đổi mô hình và môi trường làm việc sao cho phù hợp với bối cảnh dịch bệnh

Doanh nghiệp nên tích cực tổng hợp và phổ biến những nguồn thông tin chính thống cho nội bộ và ra bên ngoài (khách hàng - đối tác) để bảo vệ sự ổn định cho hệ sinh thái kinh doanh của mình.

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp còn phải tùy chỉnh, thậm chí thay đổi tuyên ngôn giá trị của mình để phản ánh đúng các điều kiện phát triển của thị trường, qua đó khám phá các cơ hội tăng trưởng mới.

Doanh nghiệp cần điều chỉnh phương pháp tiếp cận đối với hoạt động quản lý nhân sự để duy trì khả năng kinh doanh, đồng thời vẫn đảm bảo được yếu tố sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên.
 

2. Lời khuyên về chiến lược kinh doanh

Lời khuyên 6: Linh hoạt trong chiến lược kinh doanh, luôn sẵn sàng đối mặt với những tình huống khó lường

Trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp không thể sử dụng bất cứ mô hình hay chiến lược kinh doanh cố định nào nữa. COVID với sức ảnh hưởng khủng khiếp của mình đang khiến nền kinh tế biến chuyển liên tục, buộc nhà lãnh đạo cũng phải có những nước cờ thay đổi thông minh để ứng biến kịp thời. Cụ thể như:

Minh bạch hóa các mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp cho nhân viên để toàn bộ tổ chức có những bước chuyển mình kịp thời

Triển khai những chiến lược kinh doanh ưu tiên việc kiểm soát kết quả và cải tiến chất lượng đầu ra liên tục 

Thiết lập mô hình làm việc linh hoạt theo từng thời điểm cho nhân viên, tuy nhiên tất cả đều phải xoay quanh việc đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp

Động viên và khuyến khích nhân viên thích nghi với những biến chuyển liên tục của thời kỳ “bình thường mới”

Lời khuyên 7: Duy trì hoạt động kinh doanh cốt lõi, cũng như tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới 

Sự bùng phát trở lại của COVID-19 dù tạo ra thách thức, nhưng cũng đem tới cơ hội cho nhà lãnh đạo đánh giá lại các hoạt động kinh doanh - qua đó duy trì và cải thiện khả năng cạnh tranh hiện tại, cũng như đổi mới vì mục tiêu tồn tại và phát triển trong tương lai. Ngăn gọn hơn, đây là thời điểm để duy trì hoạt động kinh doanh cốt lõi, đồng thời tìm kiếm các cơ hội kinh doanh mới theo sự biến đổi của thị trường.

Để đạt được mục tiêu này, nhà lãnh đạo nên xem xét đến việc tiến hành những điều chỉnh phù hợp trong giai đoạn khủng hoảng như: triển khai các nhóm cộng tác liên chức năng (cross-functional teams) - điều chỉnh kỳ vọng và kết quả mục tiêu trong giai đoạn dịch bệnh - ứng dụng mô hình tổ chức tinh gọn (agile) và tập trung vào nghiên cứu thay đổi trong hành vi khách hàng.
 

3. Lời khuyên về marketing

Lời khuyên 8: Kể lại câu chuyện thương hiệu theo bối cảnh thị trường mới

Vậy câu chuyện thương hiệu trong bối cảnh dịch bệnh nên được xây dựng theo hướng nào? 

Khách hàng hiện tại đã không còn hứng thú với những câu chuyện thương hiệu được thêu hoa dệt gấm, cốt yếu chỉ để tiêu thụ hàng hóa nữa. Họ đang trở nên thực tế hơn rất nhiều, chỉ quan tâm đến những thông điệp thiết thực, những sản phẩm và dịch vụ thuần túy có thể hỗ trợ họ vượt qua khỏi giai đoạn khó khăn trong dịch bệnh. 

Nhận định này được đưa ra dựa trên khảo sát của Harvard Business School, khi 54% người được hỏi thừa nhận đã khước từ tất cả thông tin về những sản phẩm mới được ra mắt trong thời điểm dịch bệnh - trừ khi chúng được thiết kế để chống lại chính tình hình hiện nay. Những người này cũng cho rằng, những câu chuyện thương hiệu hiện tại đang quá chú trọng vào việc đem lại lợi ích cho chính bản thân doanh nghiệp. Trong khi đó, họ - những người tiêu dùng, thực tế lại không phải là đối tượng chủ thể được hưởng lợi.  

Do vậy, nhà lãnh đạo cần phải rất nhanh chóng xem lại những câu chuyện, thông điệp đang tung ra thị trường của doanh nghiệp - liệu có hay không chúng đang quá màu mè và sáo rỗng, gây phản cảm cho người tiêu dùng đang lao đao vì thời thế? Nếu có, đừng ngần ngại thay đổi chúng ngay lập tức, đặc biệt nhấn mạnh vào nội dung xoay quanh khách hàng và những giá trị mà sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp có thể đem lại để hỗ trợ họ trong thời điểm hiện tại.  

Lời khuyên 9: Tung ra những chương trình hỗ trợ đối tác, khách hàng 

Nhà lãnh đạo cùng doanh nghiệp nên tung ra những chương trình hỗ trợ đối tác và khách hàng gặp khó khăn trong dịch bệnh, từ đó tạo nền móng cho những mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài. Đối tác sẽ gắn kết bền chặt với doanh nghiệp hơn, sẵn sàng cộng tác hết mình với phương châm đôi bên cùng có lợi. Còn khách hàng thì có thể trở thành đội ngũ những người tiêu dùng trung thành, thậm chí là những “marketer truyền miệng” cho doanh nghiệp. 

Trên trường quốc tế, đã có rất nhiều doanh nghiệp thực hiện tốt chiến lược này. Tiêu biểu như Netflix đã không ngần ngại tung ra gói cứu trợ 100 triệu đôla cho các đạo diễn và biên kịch gặp khó khăn trong dịch bệnh - hành động ngay lập tức đã biến ông lớn trong ngành làm phim này trở thành địa điểm làm việc hàng đầu cho giới nghệ sĩ. 

Hay như ở tại Mỹ, các chuỗi siêu thị như Costco và Whole Foods đã chiều lòng những khách hàng lớn tuổi của mình bằng cách dành ra những khung giờ mua sắm riêng dành cho họ. Doanh thu từ đối tượng khách hàng này nhờ vậy có biến chuyển đáng kinh ngạc, khi họ yêu thích trải nghiệm mua sắm ít vồn vã này hơn, thay vì phải chen lấn cũng với những người vốn chỉ đáng tuổi con mình. 
 

4. Lời khuyên về tổ chức vận hành

 Lời khuyên 10: Ứng dụng công nghệ để linh hoạt đối phó với dịch bệnh

“Công nghệ với nhiều doanh nghiệp truyền thống chỉ là người thừa…” Nhận định này đã không còn đúng khi biến cố khó lường như COVID-19 xảy ra. Những doanh nghiệp truyền thống bỗng nhiên loay hoay vô cùng, khủng hoảng vì không thể thích ứng với bối cảnh mới - mọi hoạt động vận hành nhanh chóng bị đứt gãy khi những thông báo làm việc từ xa được đưa ra. 

Ngược lại, với những tổ chức tân tiến, nhờ sở hữu nền tảng công nghệ hiện đại, họ có đủ khả năng để thử nghiệm những mục tiêu kinh doanh, quy trình vận hành và hình thức cộng tác thích hợp nhất với bối cảnh hiện tại. Họ có thể vận hành bộ máy một cách trơn tru bất chấp giới hạn khoảng cách địa lý hay những khó khăn khác trong bối cảnh dịch bệnh. Với họ, đại dịch dù là thách thức, nhưng cũng là cơ hội để bứt phá nhanh và mạnh hơn bao giờ hết. 

Có thể thấy rõ ràng, dù muộn còn hơn không, nhà lãnh đạo vẫn sẽ phải ứng dụng công nghệ vào trong tổ chức - vì không chỉ là tấm khiên vững chãi trong thời điểm hiện tại, công nghệ sẽ còn tiếp tục đóng vai trò làm nền tảng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Lời khuyên 11: Chủ động tiếp cận tất cả các nguồn dữ liệu để tổ chức vận hành hiệu quả hơn

Nhà lãnh đạo cần phải đảm bảo rằng đã đánh giá tất cả dữ liệu trong tổ chức trước khi đưa ra bất cứ quyết định cải tổ vận hành nào. 

Tất nhiên, trong những giai đoạn khủng hoảng, nhiều nguồn dữ liệu có thể được xử lý gấp gáp và chưa được hoàn hảo để làm nền tảng đưa ra các quyết định chiến lược. Tuy nhiên, nhà lãnh đạo không thể chần chờ bất cứ giây phút nào cả - hãy thật sự quyết đoán đưa những chỉ đạo linh hoạt. Sau khi nguồn dữ liệu được quy chuẩn lại theo thời gian, các quyết định hoàn toàn có thể được dần tối ưu, nếu thật sự cần thiết.

Nhà lãnh đạo cần coi giai đoạn khó khăn này là một cơ hội để học hỏi. Thiếu sót từ những quyết định chưa hoàn hảo sẽ là bài học đáng quý về việc sử dụng dữ liệu - giúp doanh nghiệp có thể thoát khỏi khủng hoảng, phát triển bền vững và sẵn sàng đối đầu với những sự kiện bất ngờ trong tương lai.

Lời khuyên 12: Nhanh chóng tạo điều kiện thích nghi cho những nhân viên mới

Nhân viên mới tuyển dụng trong giai đoạn dịch bệnh có thể trở thành mắt xích yếu của doanh nghiệp, khi đại đa số đang gặp phải một rào cản rất lớn - đó là buộc phải tiếp cận công việc mới từ xa, trên không gian ảo. 

Trong bối cảnh này, nhà lãnh đạo cần nhanh chóng thông báo về sự xuất hiện của những nhân viên mới cho toàn bộ tổ chức, thể tất cả có thể nắm bắt được tình hình và chào đón họ. Ngoài ra, nhân viên mới cũng cần được cung cấp danh sách người quản lý trực tiếp, mentor và đồng nghiệp cùng phòng ban để có thể nhanh chóng onboarding. 

Lý tưởng hơn, nhà lãnh đạo nên tổ chức một buổi họp trực tuyến giữa nhân viên mới và các bên liên quan để trực tiếp kết nối những người này với nhau. Hãy kiểm tra tiến trình thích nghi của nhân viên mới bằng việc họp mặt định kỳ mỗi hai đến ba tuần. Cuối cùng, đừng quên đánh giá kết quả làm việc của họ sau một khoảng thời gian nhất định, tốt nhất là cuối tháng đầu tiên kể từ ngày họ bắt đầu đi làm.

Lời khuyên 13: Rút ngắn chu kỳ bán hàng

Giai đoạn dịch bệnh, khủng hoảng kinh tế đã nhấn mạnh thêm gấp nhiều lần tầm quan trọng của dòng tiền. Thiếu hụt nguồn tiền, mà một trong những nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp là chu kỳ bán hàng quá dài, có thể khiến doanh nghiệp bị động trước những tác động tiêu cực, thậm chí là châm ngòi cho sự sụp đổ.

Để tồn tại và phục hồi trong và sau dịch bệnh, nhà lãnh đạo cần phải rút ngắn chu kỳ bán hàng, đẩy nhanh việc quay vòng các khoản phải trả và các khoản phải thu chủ yếu khi kinh doanh. Tất nhiên, hành động này không thể diễn ra trong ngày một ngày hai, vì chu kỳ bán hàng không chỉ xoay quanh một mình doanh nghiệp, mà còn bị tác động bởi đối tác và khách hàng. Vì vậy, hãy có kế hoạch trao đổi với các bên liên quan trong thời hạn ngắn nhất để chủ động hơn trong quyết định tăng tốc xoay vòng tiền của mình.

5. Tạm kết 

Những thách thức mà doanh nghiệp sẽ gặp phải trong đại dịch là một biến số khó lường - không thể giải quyết bằng bất cứ công thức cố định nào. Hành trang giá trị của những nhà lãnh đạo hiện nay là lời khuyên đến từ nhiều chuyên gia, người tiên phong để tham khảo.

Tuy nhiên, lời khuyên sẽ chỉ là vô nghĩa, nếu chúng không được linh hoạt ứng biến trong bối cảnh rất riêng của từng doanh nghiệp, cũng như được khởi xướng và thực thi bởi những khối óc có tư duy đúng đắn. Vậy nên, đến cuối cùng, nhiệm vụ của nhà lãnh đạo vẫn là trang bị thêm cho mình những bài học thực tiễn và kinh nghiệm về mọi mặt để mài sắc tư duy, luôn sẵn sàng tìm “cơ” trong “nguy” để đưa doanh nghiệp thoát khỏi nghịch cảnh!

Không ai dự đoán được thời điểm dịch bệnh thực sự chấm dứt, càng không thể lường trước liệu những rủi ro khác có tiếp tục xảy ra. Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp vận hành liền mạch, hiệu quả xuyên suốt trong cả hai bối cảnh làm việc từ xa và quay lại văn phòng sau dịch, Base.vn đã thiết kế và cho ra mắt Bộ công cụ vận hành không gián đoạn.

Nhờ các phần mềm được thiết kế chuyên biệt, doanh nghiệp có thể:

Thao tác “không chạm”: Hỗ trợ tương tác nội bộ và với đối tác/khách hàng từ xa, Chấm công từ xa và Ký duyệt, xử lý đề xuất từ xa

Vận hành “không gián đoạn”: Quản lý mục tiêu - quy trình - tiến độ trên cùng một nền tảng online, Hỗ trợ nhân viên hoàn thành đúng và đủ yêu cầu công việc.