Bước 1: Động não lên ý tưởng

Cả nhóm được phát các tờ sticker viết mọi ý tưởng có thể nghĩ ra lên đó, càng nhiều càng tốt.

Thông thường cả nhóm sẽ ngồi lại bàn bạc để định hướng đề tài thuyết trình, một người đưa ra một ý tưởng, cả nhóm ngẫm nghĩ xem ý tưởng ấy có phù hợp không, nếu ok thì ghi lại, nếu dở thì gạch bỏ… Bạn thường làm như vậy phải không?

Thật ra việc nêu ý tưởng và phản hồi ngay sau đó không hiệu quả cho lắm, bởi có rất nhiều ý tưởng thoạt nghe thì rất hay ho nhưng khi kết hợp những ý tưởng như vậy với nhau bạn sẽ phát hiện ra chúng chẳng ăn nhập gì nhau cả. Cũng có những ý tưởng thoạt nghe chẳng có gì đặc biệt nhưng lại có thể bổ trợ hoàn hảo cho một ý chính nào đó.

Vì thế, bạn hãy khoan tập hợp nhóm để thảo luận về các ý tưởng vội. Hãy cho mỗi thành viên một tờ giấy ghi chú, yêu cầu mỗi người viết hết tất cả những ý tưởng có thể nghĩ ra vào giấy. Hãy khuyến khích họ ghi lại tất cả, dù ý tưởng đó có dở tệ, có điên rồ đi chăng nữa. “Cách tốt nhất để có một ý tưởng tuyệt vời là hãy nghĩ ra thật nhiều ý tưởng” – chính vì thế, trong bước này bạn nên khuyến khích các thành viên tập trung vào SỐ LƯỢNG.

Bước 2: Thảo luận để tìm ý tưởng chủ đạo

Phân nhóm các ý tưởng

Đầu tiên, hãy cho nhóm thảo luận để tìm ra nội dung chủ đạo của bài thuyết trình.
Sau đó, hãy tìm ra 2-4 ý chính của bài thuyết trình để làm đề mục (tôi thường chọn 3 ý).
Cuối cùng, hãy lấy tất cả các ý tưởng còn lại và phân loại chúng theo các ý chính. Như vậy, bạn đã có phần nội dung thô, bao gồm các thông tin, dữ liệu, ý tưởng… rồi đấy. Sau khi hoàn thành bước 2, hãy chuyển qua bước 3.

Kết quả phân nhóm ý tưởng: Nội dung chủ đạo (vòng tròn đỏ) – 3 ý chính làm đề mục và các ý nhỏ được phân nhóm vào 3 ý chính

Bước 3: Sắp xếp các ý tưởng theo mạch nói

Sau khi có các ý chính cùng các ý tưởng thô được phân loại, cả nhóm tiếp tục ngồi lại sắp xếp các ý tưởng thô kia theo thứ tự để trở thành một mạch nói hoàn chỉnh. Bạn có thể phân công mỗi thành viên trong nhóm đảm trách một ý chính.

Trong bước này, hãy tiếp tục khuyến khích các thành viên vừa sắp xếp các ý tưởng cũ, vừa cố gắng nghĩ ra các ý tưởng mới giúp bài thuyết trình trở nên phong phú, sinh động hơn nữa.

Bước 4: Phác thảo hình thức bài thuyết trình lên GIẤY.

Các ý tưởng được vẽ thô trên giấy. Bạn không cần tạo ra những tác phẩm hội họa, chỉ cần vài nét vẽ nguệch ngoạc để phát thảo hình thức.

Bạn nên chuẩn bị một tập giấy sticker để vẽ các nội dung, hình ảnh thô mà mình muốn đưa vào slide. Sở dĩ tôi khuyến khích bạn vẽ lên giấy trước thay vì bắt tay vào làm slide luôn là vì các lý do sau:

Thứ nhất, việc vẽ lên một tờ sticker bé xíu sẽ khiến bạn bị bò bó không gian, qua đó kiềm chế ham muốn “nhồi” cả đống thông tin lên đó. Nguyên tắc thiết kế slide là càng đơn giản, càng ít chữ càng tốt mà!
Thứ hai, vẽ lên giấy trước sẽ giúp bạn tự do sáng tạo về cấu trúc chữ cái, hình ảnh… Cái dở của Powerpoint là các slide có khuôn mẫu sẵn, bạn chỉ cần điền nội dung vào đó thôi, điều này vô tình hạn chế sự sáng tạo của bạn về mặt bố cục lẫn hình ảnh.

Bước 5: Hoàn thiện trên máy tính

Như vậy bạn đã hoàn thành tất cả nội dung cần chuẩn bị, giờ là lúc “tin học hóa” chúng vào file Powerpoint. Vì việc thiết kế slide đòi hỏi khiếu thẩm mỹ nên tôi đề xuất bạn chọn một trong 2 cách sau:

-Chỉ định một người có khiếu thẩm mỹ cũng như khả năng thiết kế nổi trội nhất trong nhóm và để người đó thiết kế TẤT CẢ các slide (để đảm bảo tính thống nhất, “tông xuyệt tông” cho slide).
-Nếu nhóm bạn không có một người như vậy, hãy cho mỗi thành viên trong nhóm thiết kế 1 slide nội dung hoàn chỉnh (chỉ 1 slide), sau đó lựa chọn slide đẹp nhất và chỉ định người thiết kế slide đó đảm nhận làm TẤT CẢ các slide còn lại.

Còn nếu bạn đảm nhận việc thiết kế slide, sau đây là những lời khuyên để có slide đẹp:

-Thiết kế 1 slide làm hình mẫu chung cho tất cả các slide còn lại, sau đó dùng chức năng duplicate để “nhân bản” slide đó thành nhiều slide tiếp theo. Phần nội dung còn lại bạn chỉ việc điền vào các slide nhân bản vừa tạo.
-Những slide đầu tiên ghi tựa đề mỗi phần chính nên có màu nền tương phản với slide nội dung nhằm làm tươi mới trải nghiệm khán giả.
-Ít chữ, nhiều hình ảnh minh họa.
-Sau khi thiết kế hoàn chỉnh, hãy sử dụng chức năng Slide Sorter của Powerpoint để có cái nhìn tổng thể toàn bộ các slide.

ST